La planification du Cabinet

Une solide planification, tel est l'élément clé pour réussir l'organisation de votre Cabinet. Cependant, planifier accapare beaucoup de temps : déterminer les tâches à effectuer et les ressources à allouer, établir un calendrier, définir le taux de charge prévisionnel de mes collaborateurs, définir la capacité de réponse du Cabinet à des besoins exceptionnels des clients...

EIC a donc décidé de simplifier le pilotage de votre Cabinet, en vous proposant un nouvel outil de gestion interne, qui, au delà des fonctions classiques de facturation et gestion des temps, va vous permettre d'avoir une véritable vision de votre activité : OPTEAM'EXPERT.

Votre planification doit être actualisée régulièrement en fonction de la réalisation des travaux. C'est pourquoi OPTEAM'EXPERT a été conçu pour intégrer la planification dans votre processus de production.

Ainsi, la création de la lettre de mission pour un client X définit des tâches de travail, permettant la génération des factures du client. Ces tâches vont être reprises automatiquement dans le plan de charge de votre Cabinet, avec :

Le plan de charge n'est pas figé dans le temps. Vous avez la possibilité de réaffecter soit les tâches, soit les dossiers à d'autres collaborateurs.

Une fois le plan de charge généré, vos collaborateurs visualisent sur leur portail OPTEAM'EXPERT, à la date du premier jour de sa période de planification, les tâches qui leur ont été affectées.

Par le biais d'un diagramme de Gantt vous pouvez visualiser la liste des tâches, le temps prévu et la période de planification par client ou par collaborateur.

Le schéma vous permet d'identifier également avec la saisie des temps si les temps réels ont été supérieurs aux temps prévisionnels, ce qui permet lors de la reconduite de mission de réajuster le budget et la planification de la mission.

Le diagramme de Gantt par collaborateur permet de prendre connaissance de leur taux de charges annuelles et de leurs variations tout au long de l'année. Ces informations permettent d'optimiser la gestion des temps disponibles pour le développement du Cabinet avec l'arrivée de nouveaux clients, pour prendre des décisions de recrutement, pour organiser les formations,etc...

Une analyse des travaux réalisés, de la rentabilité des missions, des collaborateurs, du Cabinet et/ou des différents sites va pouvoir facilement s'opérer, notamment avec les éditions comme le tableau des bonis/malis.

Pour en savoir plus sur toutes les fonctionnalités d'OPTEAM'EXPERT, réservez dès maintenant votre démo web.